【最新】電子帳簿保存法用語解説～基本編～

電子帳簿保存法の概要について、最近よく聞く電子帳簿保存法とは？概要やメリット
に記載しましたが、

「電子帳簿保存法について、分かっているようで説明はできない…」
「説明を聞いても難しい言葉が多くて整理したい」
「タイムスタンプってなんのこと？」

そんな方々のために、今回は電子帳簿保存法を理解する上で必須の下記用語を解説します。

 

 

国税関係帳簿書類ー国税関係帳簿、国税関係書類

国税関係帳簿書類
　国税関係帳簿と国税関係書類のことをいい、国税に係る法律で保存が義務付けられた書類です。


　＞国税関係帳簿
　　　仕訳帳や総勘定元帳、その他帳簿（売上台帳、仕入台帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛金台帳、買掛金台帳等）などのこと。

　＞国税関係書類
　　　決算関係書類と取引書類のことをまとめて国税関係書類と呼びます。
　　　＞決算関係書類：貸借対照表や損益計算書、棚卸表等、買掛金台帳等など
　　　＞取引書類　　：見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など

＜電子帳簿保存法に関連する書類＞

電磁的記録

電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録のこと。

簡単に言ってしまうとパソコンで作成した電子データのことを指す法律用語です。
他にもハードディスク、磁気テープ、マイクロフィルム等も電磁的記録となります。

電子取引

取引に関する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書等の書類を、
電子データ（取引情報の一部やPDFなど）として電子メールに添付したりクラウドサービスを利用したりして受領または送付する取引のこと。

電子帳簿等保存制度、スキャナ保存制度、電子取引に係る電子データの保存制度

電子帳簿保存法は、文書保存に関する負担軽減を図ることを目的に、帳簿や国税関係書類の電子データでの保存を可能にする制度です。


ただし、 改ざんなど課税上問題となる行為を防止する観点から保存方法等について、真実性・可視性の確保に係る一定の要件を設けています。



電子帳簿等保存法に対応する制度は、「電子帳簿等保存制度」、「スキャナ保存制度」、「電子取引に係る電子データの保存制度」があります。



電子帳簿等保存制度

自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成している帳簿書類を電子テータとして保存することを規定し、認める制度です。


これにより、仕訳帳や貸借対照表・損益計算書を、紙を使わずにコンピュータで作成している場合、紙でなく電子データで7年間保存できます。

制度利用にあたっては事前に税務署長に対する申請が必要でしたが、承認制度が廃止され、事業者の負担が軽くなりました。

令和4年1月1日以後に備付けを開始する書類について、一定の要件を満たせば承認なしに電子データでの保存を始めることができます。



スキャナ保存制度

決算関係書類以外の国税関係書類（取引関係書類：領収書・請求書など）を紙でなくスキャンして電子データとして保存することを規定し、認める制度です。

こちらも承認制度は廃止されたため、一定の要件を満たし令和4年1月1日以後に備付けを開始する書類について、いつでもスキャナ保存を始めることができます。



電子取引に係る電子データの保存制度

取引情報（取引関係書類：領収書・請求書など）の授受を電磁的に行った場合、その記録を電子データとして保存することを規定し、認める制度です。

制度利用にあたっては税務署長の承認は不要です。


＜それぞれの制度の対象範囲＞



令和４年１月１日施行の改正電子帳簿保存法の改正のポイントが知りたい方はこちら

▶令和３年度 電子帳簿保存法改正 ～改正のポイントと導入のメリット～

真実性の確保、可視性の確保

電子帳簿等保存制度とスキャナ保存制度を利用するにあたっては、
電子帳簿保存法に沿った電子データ保存の要件である「真実性の確保」「可視性の確保」を満たす必要があります。


真実性の確保

適切な手段を使い、適切な手順を踏んでデータを登録し、他のデータと関連性づけることにより、保存の対象となるデータが改ざんされないことを求めるもの。

⇒　書類の入力に関する運用を決めたり文書保存システムを利用したりすることによって、
帳簿や書類データの訂正・削除の履歴を残すこと・関係する帳簿や書類を関連づけて互いを確認できることを求めています。



可視性の確保
保存されたデータを適切な形式で出力できることを求めるもの。 保存されたデータを適切な形式で出力できることを求めるもの。

⇒　帳簿や書類データを、規則性を持った形式で明瞭に確認できるシステムや機器（ディスプレイ・プリンタ）と、範囲検索や複合検索ができるシステムを求めており、
システム自体に関する各種書類（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を揃えておく必要があります。

タイムスタンプ

ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術のことを指します。


タイムスタンプを電子データに付与することによって「真実性の確保」の要件の一部を満たすことができます。

2022年1月の改正で要件が緩和され、「スキャナ保存制度」「電子取引に係る電子データの保存制度」ではタイムスタンプの付与が必須ではなくなりました。


保存の対象が仕訳帳や貸借対照表・損益計算書である「電子帳簿等保存制度」では引き続きタイムスタンプが必須になるため、
認定された事業者※によって発行されるタイムスタンプを付与できるシステムの導入が必要です。

※認定された事業者とは…一般社団法人日本データ通信協会の認定を受けた時刻認証業務認定事業者（TSA）のこと。

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▶ 最近よく聞く電子帳簿保存法とは？概要やメリット

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