大量の領収書に苦しむ経費精算、どう解決する？！鍵は電子取引にあり

経費精算には領収書の添付が付き物です。
従業員は領収書を見ながら申請書を作成し、紙の領収書と一緒に提出します。

経理担当者は申請書と紙の領収書を見比べ、申請内容に問題・不備がないかチェックします。

経費精算申請とそれに伴う領収書は毎月数多く発生するものですが、
月末にチェック待ちの申請が集中してしまったり、
チェックの結果、領収書と申請内容が一致せず申請者に差戻して二度手間になったり、
大量の領収書付き経費精算申請に苦しめられていませんか？

実はこれらの課題は、キャッシュレス決済に対応することで解決できるんです！

キャッシュレス決済を使って代金を支払った場合、経費精算の際に領収書が不要になるため、
経費精算の業務負荷をあらゆる面から軽減してくれるという効果があります。

このページでは、
領収書を伴う経費精算の課題をキャッシュレス決済で解決するメリットを詳しく解説します。

キャッシュレス決済とは

キャッシュレス決済とは、現金を使わずに支払いを行う決済方法のことを指しており、
クレジットカードやデビットカード、電子マネー、スマートフォンを使ったQRコードなどの種類があります。

キャッシュレス決済を利用した際の記録は、それぞれのアプリやサイトで確認できるようになっています。 

キャッシュレス決済のメリット

それでは、キャッシュレス決済自体を利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

現金を持ち歩く必要がない
文字通りキャッシュレス決済は現金を持ち歩く必要がないため、
「銀行でお金を下ろし忘れた…」「夜中でATMが使えない！」というような場合も、
困ることはありません。

また、現金には使う側にも受け取る店側にも紛失のリスクがありますが、
キャッシュレス決済は媒体となるモノを紛失しても新しいモノを調達して使い続けることができます。


利用データが残るので支出の確認がしやすい
現金の場合、何にいくら使ったのか、
自分で記憶しておいたりレシート・領収書があればとっておき、後で整理する必要があります。
一方キャッシュレス決済は、アプリやサイトを使って利用データをいつでも確認できるので、
支出の状況を把握しやすくなります。


スムーズな取引ができる
キャッシュレス決済はレジで受け取った現金を数えたりおつりを数えたりする必要がないため、
会計をスムーズに済ませることができます。
これは時間を節約できる客側にとっても、混雑緩和や対応時間削減ができる店側にとっても、
重要なメリットとなります。



他にも様々なメリットから経済効果にも寄与するキャッシュレス決済サービスは、
今後も種類が増え利用が拡大していくと考えられます。

キャッシュレス決済の経費精算をするメリット

では、キャッシュレス決済に対応した経費精算システムを使うメリットには
どんなものがあるのでしょうか。
領収書を伴う経費精算の課題と共に見ていきます。

申請者は…
領収書を受け取り保管してその内容を申請に転記する、といった作業があり、
人の手で行う以上、入力ミスが避けられません。

キャッシュレス決済を使えば利用明細データが残るので、経費精算システムにデータを連携することによって明細を選択するだけで申請を行うことができます。

また、一度申請に利用した明細が分かるようなシステムであれば、
うっかり二重申請してしまうといったミスも未然に防ぐことができます。


承認者は…
オフィスに出社して申請書と領収書を突き合わせて不備がないか確認する作業は、
時間がかかる上になかなか効率化が難しいものです。
経理承認となると月に何百件もの申請書と領収書をチェックする必要があり、
確認には相当の時間がかかります。

キャッシュレス決済なら利用明細データがあるため、
この申請と領収書の突き合わせが不要になります。

また、データを利用することで申請の入力ミスがなくなるため、
確認・差戻し業務などの工数を削減することができます。


キャッシュレス決済サービスの利用明細データは改ざんできないので、
不正な申請かどうかを心配する必要はありません。


経理担当者は…
申請書だけでなく、大量の領収書もファイリングし整頓された状態にしておく必要があります。

キャッシュレス決済の取引明細データは電子帳簿保存法における電子取引制度の取引情報にあたります。
そしてこの電子取引制度においては、取引情報を出力した書面での保管は認められていません。
そのためキャッシュレス決済は証憑として紙の領収書を保管する必要がなく、
大量の領収書原本の確認・保存・管理業務から解放されます。
紙のコスト・保管場所確保のコスト削減というメリットにもなります。
ただし、仕入税額控除を受ける場合は、領収書のスキャナーデータ等の保管が必要になります。

キャッシュレス決済に対応した経費精算システムを導入するなら今！

ここまでキャッシュレス決済サービスを利用するメリットと、
キャッシュレス決済に対応している経費精算システムを使うメリットについてご紹介してきました。


キャッシュレス決済サービスをうまく利用して、
経費精算における大量の領収書をいかに効率よく処理するかという課題を解決しませんか？
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