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[コラム] びずっとりびあ

経費精算の送金も電子マネーでOK?電子マネーの活用で送金手数料削減と効率化を同時に叶えよう!

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経費精算の送金も電子マネーでOK?電子マネーの活用で送金手数料削減と効率化を同時に叶えよう!
近年キャッシュレス決済サービスが急激に広がっていますが、この流れを利用して経費精算のコスト削減と効率化が実現できることをご存知ですか?
このページでは経費精算業務全体のソリューションとして電子マネーを取り入れることのメリットをご紹介します。

振込手数料の削減、諦めていませんか?

経費精算業務全体の中でも、特に振込にかかるコストは年間いくらになるか把握していますか?


一般的に経費精算には2つのパターンがあります。

  1. 従業員が立て替えた経費を申請して精算する
  2. 請求書を受け取った従業員が支払申請して取引先の会社に振り込む


どちらのパターンでも「会社の口座から従業員の口座へ」または「会社の口座から取引先法人の口座へ」振り込みが行われることになり、毎回手数料がかかっています。


手数料を比較的低額に設定している銀行の振込手数料を見てみましょう。

  3万円未満 3万円以上
同行同支店 ¥110 ¥220
同行他支店 ¥220 ¥440
他行 ¥495 ¥660


 例)振込手数料を1件440円として、月に300件の振込を行っている場合
   440円 × 300件 × 12ヶ月 = 年間の振込手数料 1,584,000

あなたの会社では月に何件の振込を行っていますか?

この振込手数料は、取引がなくならない限り、削減のしようがない経費だと諦めてはいませんか?
実は、パターン①の個人立替については立替から精算までをキャッシュレスに行うことで大幅に振込手数料を削減できるのです。

経費精算は立替から精算までキャッシュレスにできる

立替から精算までをキャッシュレスに行うと、経費精算は下図のようなフローになります。

立替から精算までキャッシュレスな経費精算

  • 従業員は個人で所有しているクレジットカードやスマホ決済を利用し、立て替えて支払います。
  • 経費精算申請を処理した後、会社は精算の際に現金の銀行振込を行うのではなく、個人の電子マネーアプリに送金します。


⇒現金のやり取りは一切なし◎

立替にキャッシュレス決済を使うメリット

”キャッシュレス決済”というと、何か難しいもののように感じてしまいがちですが、
具体的な例をあげると個人で所有しているクレジットカードや電子マネー、スマートフォンを使ったバーコード決済などがあります。
とても身近なもので、誰しもが利用している決済方法なのです。

電子マネー等キャッシュレス決済の利用明細はアプリやWebページを通じて確認することができますが、最近ではこのWeb上のデータを連携して入力レスな申請が行えるクラウド型経費精算システムも登場しています。
こうした経費精算システムを使って経費精算申請を行えば、
利用日・利用金額の転記などのミスが起こりやすい工程や、領収書のスキャンや申請書への添付のような手間のかかる工程を省いて申請できるというメリットがあります。

個人がよく利用するようになっているキャッシュレス決済の利用明細データを有効活用して、経費精算申請の効率化というメリットを享受しましょう。

精算時の送金に電子マネーを使うメリット

立替の次は精算について見ていきます。

キャッシュレスな経費精算のフロー例でも見た通り、精算時の送金に電子マネーを利用するということは、従業員の銀行口座に振り込む代わりに従業員の電子マネーアプリに送金するということです。
電子マネー送金を利用することは、会社・従業員・経理担当者のそれぞれにうれしいメリットがあります。

会社 :手数料削減
従業員:ライフスタイルに合った精算金の受け取り
経理 :いつでも送金可能で業務効率アップ



それぞれのメリットについて、ひとつずつ解説していきます。


会社:手数料削減

電子マネーの銀行振込サービスの手数料は、一般的に銀行より低額に設定されており、自社サービスアプリへの送金手数料に関してはさらに低額になる場合があります。
振込手数料の削減を目的として従業員に給与振込用の口座を同行で作ってもらう、という手段をとっている企業は多くありますが、同行同支店宛ての振込手数料と比較しても、電子マネーはほぼ半分の金額で送金することができます

従業員の口座への毎月の振込件数×手数料
で見積もってみてください。

例)経費精算による振込が月100件発生するケースで

  • 従業員の銀行口座(同行同支店)に送金する場合
    110円 × 100件 × 12ヶ月 = 132,000
  • 電子マネーで従業員のアプリに送金する場合
    50円 × 100件 × 12ヶ月 = 60,000
132,000円 ー 60,000円 = 72,000円のコスト削減に!
もちろん従業員の立替に限らず、取引先への振込についても手数料削減が可能です。


従業員:ライフスタイルに合った精算金の受け取り

精算に電子マネーを利用することによって振込手数料を節約できるため、 今まで通りのコストのまま、月に1回だった経費精算の振込を2回に分けて振り込むといったことも可能になります。

営業のような、外出が多く交通費精算の額が大きいような職種の方にとっては、特にうれしいメリットなのではないでしょうか。


また、銀行振込で精算した場合、従業員は銀行から引き出すために手数料を払う場合もあります。
ATMの手数料が無料の時間におろし損ねて仕方なく手数料を払った経験、ありませんか?
最初から電子マネー等キャッシュレス決済サービスで利用できる形で送金されれば、会社だけでなく従業員も無駄な手数料を払わずに済むのです。


経理:いつでも送金可能で業務効率アップ

精算をキャッシュレスにすることで、24時間365日送金の手続きが可能になります。
銀行の窓口やATMが利用できる時間に縛られることなく、急ぎの支払の対応もテレワークで行えます。

社内に何十枚とある申請書を集めて確認しながら会計システムに入力し振込データを作成する、という作業もとても手間がかかりますし、人が手で作成する限りどうしても転記ミスは防げません。
月末には特に経理担当者の負担が大きくなってしまいます。

精算をキャッシュレスで行える経費精算システムを導入することは業務効率化にも繋がります

まとめ

経費精算の立替から精算までをキャッシュレスに
〇立替面でのメリット⇒入力レスで手間を削減

〇精算面でのメリット
会社 :手数料削減
従業員:ライフスタイルに合った精算金の受け取り
経理 :いつでも送金可能で業務効率アップ



立替から精算まで、経費精算業務全体のソリューションとして電子マネーを取り入れることのメリットについて説明してきましたが、いかがでしたか。

支払う会社・受け取る従業員・処理する経理の全方向にメリットのあるキャッシュレスという新しい流れを、ぜひ経費精算に活用していきましょう。


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また、立替にキャッシュレス決済サービスを使った場合、その利用明細データを使って入力レスな申請を行える機能をご用意しております。
キャッシュレス申請の機能紹介を見てみる

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