こんなときどうする？交通費の立替精算の種類とやり方を解説

2021/06/04

経理担当者にとって交通費精算は厄介なものです。

交通手段によっては社内規定で決められているのに正しい精算をしてもらえず差戻したり、何度も問い合わせを受けたりした経験はありませんか？

もっともよく使われる電車を使った場合の運賃から、車を使った場合のガソリン代など 多様な交通費精算の注意点、スムーズかつ簡単に精算を進める方法やツールについて解説します。

交通費精算におけるよくある問題

そもそも交通費精算とは、事業活動において必要になって立て替えた、移動にかかったお金を精算することです。

例えば、営業のために客先を訪問するときや支社へ出張するときにかかる交通費が精算対象で、
基本的に勘定科目は「交通費」もしくは「旅費交通費」にあたります。

もちろん休日や勤務時間外の私的な移動に使った交通費を精算することはできません。

各社様々なやり方で交通費精算のルールを設けていますが、
交通手段によってはどうしても注意が必要な点があったり煩雑になってしまったりする面があります。

例えば、
　電車やバス代は… 　　乗り換え案内ツールを使って確認、申請書に転記
　ガソリン代は… 　　　会社の規定に改定がないか頻繁に確認し、利用した距離を確認して計算
　特殊な交通費精算は… 会社の規定から金額を確認

めんどうな確認や計算作業があると思うと、ついつい交通費精算を後回しにしてしまいがち。

経理担当者の方は「精算の締め日ぎりぎりに申請が殺到して困る…」なんてこともあるのではないでしょうか。

また、交通費は実績の把握が難しく、実費の支給を諦めている会社も少なくありません。

社員が社内規定を把握し規定に沿って正しく精算するのは難しく、経理担当者の申請チェックも大変です。

交通費精算の交通手段別運用事例

ではここからは交通手段別に他の企業がどのようなルールを作って支給しているのか、事例を見てみましょう。

１．電車代やバス代
実際に使用したルートの通りに運賃を精算します。

ただし注意点として、電車がメインの交通手段で頻繁に外出する機会がある場合は、精算が漏れてしまわないよう従業員が自ら管理する必要があります。

また、交通系ICカードを利用した場合と切符を購入した場合で運賃が異なる場合や
通勤手当として支給されている通勤定期券の区間は交通費精算として支給されない場合などがありますので、
会社規定に沿って精算することがポイントになります。

２．飛行機代や新幹線・特急代、タクシー代
利用する航空会社・鉄道会社や便、時間帯、距離、客席クラスによって運賃が異なるため注意が必要です。

会社の規定で、これらの基準からどんな乗り方にいくら支給をするのか、指定しておくことが一般的です。

領収書など実際にかかった金額が確認できる証明を取っておき、精算します。

複数のオフィス・営業所を構える会社の中には、拠点間の移動に一律の交通費を支給する決まりを設けている会社もあります。

例えば、東京本社と大阪支社間は移動手段に何を使ったとしても、どんな客席クラスを利用しても一律15,000円とする、といった決まりです。

こうして決めておくと、従業員が行う申請も経理担当者が行う経費精算の確認作業も簡単にすることができます。

３．自転車
基本的に支給されない会社が多く見受けられます。
自転車を利用する上で必要になる駐輪代に関しては旅費交通費または地代家賃として精算することができるように決めるやり方もあります。

４．車・バイク(ガソリン代)
従業員が頻繁に社有車を利用する場合、会社で契約した法人カードを使ってまとめてガソリン代を精算できる会社もあります。

法人カードは出先で有料駐車場を使用する必要がある際に駐車料金の支払いにも利用できるので便利です。

個人所有の車を使った場合には、会社の規定に従って、ガソリン代を請求します。

ガソリン代は物価変動の影響を受けやすいため、規定が頻繁に見直されている場合があります。

そのため、ガソリン代を含む交通費精算の際には
必ず規定を確認し、適切なガソリン代で精算するようにしましょう。

車両の大きさ毎に1㎞や1ℓあたりの単価を決めて、走行距離に応じて計算・支給する会社もあります。

例えば「1kmあたり15円」と単価を決められた車両を使って70km移動した場合、支給されるのは15×70=1,050円となります。

ガソリン代に対する規定を確認し、
社有車か自家用車か、どれくらいの大きさの車両かなど、どんな車両でどれぐらいの距離を使用したのか明記し精算します。

複雑な交通費精算をスムーズにする方法

ここまで見てきたように、申請をチェックする経理担当者にとっても従業員にとっても、交通費精算は運用が難しくめんどうなものです…

そこで、交通費精算の”めんどう”を解決してくれるのが経費精算システムです！

ポイントを３つに分けて紹介します。

ポイント１　１つのシステムの中でシームレスな精算ができる！

電車の運賃は経費精算システムから直接経路を検索したり、電子マネー「交通ICカード」の決済情報と連携してデータを利用したりすることができるので、
従業員のシームレスな精算の準備を助けてくれます。

ETCの利用料金を精算する必要があるときも、
ETCカードの決済情報をそのまま経費精算システムで精算に連携することができます。

もちろん経路検索サービスや決済情報から連携した情報であれば運賃を経理担当者が確認し直す必要はありません。

また、システムを使えば、あらかじめ登録しておいた通勤定期区間の分の運賃を交通費精算の際に自動控除できるため、
二重の支給を防ぐという意味でも適切な精算につながります。

ポイント２　申請内容入力の手間が減る！

利用したことがある電車の運賃・経路を記憶して候補として表示することができるシステムなら、
頻繁に利用する経路を精算することがあっても経路検索を省略することができます。

外出が多い職種の方は、使うたびにサッと記録・一時保存しておいて締め日前にまとめて精算、というやり方をすると
申請漏れのリスクも減り、適切な精算が実現できます。

ポイント３　会社の規定をシステムに登録できる！

経費精算システムを使えば、ガソリン代のような会社の規定によって決まる交通費についてもあらかじめ規定を登録しておいて、申請を楽にすることができます。

交通費精算をするときに、車両の種類を選択して走行距離を入力する。
すると、精算すべき金額がいくらか自動で計算して表示してくれます。

また、ある特定の区間に一律の交通費を設定している場合、
区間とその設定金額を経費精算システムに登録しておけば、
区間を選択するだけで精算できてしまいます。

３つのポイントに分けてご紹介したように、さまざまな方法で交通費精算を対応できる経費精算システムを選ぶことで、
解決できることが沢山あります。

まとめ：交通費精算に経費精算システムを使用すると…

・従業員は手間をかけることなく交通費精算をスムーズに行える！
・経理担当者はチェックの負担が減らせる！
・経営者は適切な支給を実現できる！

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また、汎用ワークフロー機能をご利用いただくと、
ガソリン代のような頻繁に変動がある規定を改定するためのフローをシステムに設定することができます。