各交通手段と交通費精算の関係

2024/08/22

みなさん、こんにちは！
BIZUTTO（びずっと）経費のマーケティング担当のエビハラです。
今回は、交通費にまつわるさまざまな事例や注意点をまとめてみました。

電車やバスの通勤定期券の場合、領収書は必要なの？

電車やバスの通勤定期券の購入に対する経費精算において、領収書の提出は不要なのが一般的です。
通勤定期は、交通費の一部として扱われ、通勤目的での利用が前提のため、定期券の購入自体が交通費の証明となるからです。
ただし、一部の企業や組織では、定期券の購入に対しても領収書の提出を求める場合があります。
これは、経費精算や税務上の処理のために必要な場合です。
勤め先のルールや規定にしたがって、領収書の提出が必要かどうかを確認しましょう。

新幹線と領収書

同じ電車でも新幹線の場合は扱いが違います。
「3万円未満の公共交通機関による旅客の運送」であれば領収書がなくても消費税の仕入税額控除が受けられます。
新幹線も公共交通機関に相当しており、領収書がなくても良さそうに思います。
しかし、新幹線を利用する場合、経費精算において領収書が必要な企業や組織がほとんどでしょう。
それは法律的な理由ではありません。
カラ出張を防止するなど、組織内における統制的な理由から領収書の提出を義務づけているのです。
当社でも新幹線を使用したことが証明できれば、領収書がなくても精算が可能です。
とはいえ、領収書による精算のほうが余計な手間が不要なので、通常はそちらで精算します。
窓口で新幹線の乗車券を購入する際に、領収書を発行してもらいましょう。
領収書には、乗車日時、乗車駅、降車駅および運賃などが記載されています。

経費精算書と呼ばれる書類を作成する企業や組織もあります。
経費精算書は他の呼び方もあります。
交通費精算書や立替経費精算書などです。
経費精算書には、出張や業務での利用目的、乗車日時、乗車駅、降車駅および運賃などの情報を記入します。
書類には新幹線の領収書を添付します。
領収書を経費精算書と一緒に提出することで、支払いの証明となるわけです。
書類と領収書を提出した後、上長や経理部門などの関係者による承認手続きに進みます。
承認が下りれば、経費精算は完了です。

電車やバス以外の交通費精算

では電車やバス以外の交通費の精算については、どうなっているのでしょうか？
それぞれの交通手段ごとにまとめてみました。

飛行機

まず、遠隔地への出張で、新幹線と同じくらい利用されるのが飛行機です。
航空券を購入する際に、領収書を発行してもらいましょう。
理由は新幹線と同じく、ほとんどの企業や組織で領収書の提出を規定しているからです。
領収書には、搭乗日時、出発地、到着地および運賃などの情報が記載されています。
国内線や国際線によっては、税金や空港使用料などの追加費用が発生する場合があります。
これらの費用も経費精算の対象となります。
領収書や請求書などの証明書類は必ずもらい、保管しておきましょう。

タクシー

次はビジネスパーソンによる利用頻度が高いと思われるタクシーの場合です。
タクシーを利用したときは必ず領収書をもらっておきましょう。
消費税の仕入税額控除では、領収書が必須とされています。
企業や組織では、タクシーを利用したときに発行される領収書を提出することで交通費の精算ができます。

自家用車

次に自家用車の場合です。
私も昨年、東京から甲府まで出張した際、自家用車を使いました。
現地まで荷物を運んだり、現地で移動したり、現地まで同乗者が複数名いたりなど、自家用車を使うのが費用面でも効率面でも最善だと考えたからです。
自家用車の場合、通勤や業務での移動距離に応じて、ガソリン代や高速料金などを精算します。
企業や組織では、移動距離やガソリン代の証明として、給油レシートや高速道路の領収書などの提出を求めます。

レンタカー

次にレンタカーの場合です。
出張や業務での移動にレンタカーを利用した場合、レンタカー代やガソリン代を精算することになります。
これもレンタカー会社から発行される領収書や請求書を提出することで、交通費を精算します。

まとめ

さて、今回は一般的な交通費の精算について解説しました。
実際には企業や組織によって異なるルールや規定が存在します。
自分が所属する組織のガイドラインや上司の指示などに従って手続きしましょう。

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