今さら聞けない！経費精算とは？種類や流れは？

2021/04/16

「経費精算」は、社会人なら一度は耳にしたことがある言葉ですが、
やったことはあるけどいつも迷ってしまう、なんとなくやっている…という方も多いのではないでしょうか。

今回は今さら聞けない「経費精算」について解説します。

経費精算とは
経費精算の種類
経費精算の流れ
経費精算の注意点
経費精算を理解した上で次のステップは？

経費精算とは

経費精算とは、
事業に関する活動の中で発生し従業員が立て替えて支払った経費を精算して払い戻すことを指します。

例えば
　・営業部の従業員が支払った会食費
　・人材育成のために参加した研修費
　・契約書を送付するために買った切手の通信費
などが経費にあたります。

経費の計上額によって納めるべき税金の額が変わるので、経費精算は企業にとって大事な業務のひとつです。

経費精算の種類

経費精算にはいくつかの種類があり、
一般社員に身近なものだと以下のような３種類の経費精算があります。

一般的な経費精算	業務に必要な文房具を購入や製品パンフレット印刷代、取引先の接待時の食事代の精算
出張精算	出張にかかった交通費や宿泊費の精算
仮払精算	海外出張等の前に会社から概算で受け取った仮払金に対して、実際に使用した交通費や宿泊費の精算

経費精算の流れ

では、こういった経費精算はどのような流れで行われるのでしょうか。

おおまかには従業員が行う処理と経理担当者が行う処理の２段階に分かれています。

１．①従業員が費用を立て替えて支払う
　　②立て替えた支払いについての申請を行う
２．①経理が申請を確認し記録する
　　②従業員に支払いを行う

経費精算の流れ

出張精算を例にすると、

１．従業員が出張中必要になった交通費や宿泊費を自分で立て替えて支払い、
　領収書をもらっておきます。
　出張から帰ってきたら、所定の経費精算書（Excelや紙）に詳細な内容を記入し
　領収書と共に提出します。

　※ここで申請者の上長の承認を必要とする運用方法を採用しているケースが一般的です。

２．経費精算書を受け取った経理担当者は、内容・領収書の確認と記録を行い、
　従業員に立て替えた分の金額を精算＝支給します。

一般の従業員が関わる部分は精算を受けとる段階までですが、

この後、経理担当者は申請に係る情報の整理とその管理、税務署への提出などの処理を行っています。

経費精算の注意点

一見簡単そうな経費精算の流れ。

しかし実際の申請作業・処理は複雑なものになっており、いくつか注意点があります。

経費精算の期限

経費精算には「いつまでに行わなければならない」という期限のルールがあります。

一般的に月に一度締め日を設けている会社がほとんどですが、これは法律上の決まりというわけではありません。

ではなぜ期限を設けるのかというと、

会社としての損益を確定させるなど経営管理のためであったり、従業員自身が経費精算を忘れてしまうことを防ぐためであったり、など様々な理由があります。

自分の会社の経費精算の期限はいつなのかを確認しておくことをおすすめします。

経費となる対象

経費精算をする際に経費として認められるのか迷ったことはありませんか？

そんなときは経費精算の定義を思い出し、事業に関する活動の中で発生したものなのか考えてみましょう。

もちろん個人が使った私物の購入代金を経費として精算することはできません。

正しい勘定科目の判別

経費精算の際は精算対象がどの勘定科目にあたるか正確に申請する必要があります。

同じものでも金額によって勘定科目が異なる場合もあるので、注意しましょう。

例えばソフトウェアは、10万円以下で「消耗品費」、10万円以上20万円未満で「無形固定資産」、20万円以上で「ソフトウェア」として処理します。

領収書や契約書の保管

精算が済んだからといって、経費精算に使用した領収書や契約書をすぐに破棄することはできません。

法律で７年間（特例を認める制度を適用している会社では約１年間）保管することが定められています。

会社のルールに従って領収書や契約書を保管するようにしましょう。

経費精算を理解した上で次のステップは？

ここまで経費精算とその注意点について解説してきましたが、

これらの注意点を知らない従業員も少なくない上、注意点を知っていたとしても正確な申請書を作成するのは難しいものです。

そんな経費精算を効率化してくれるのが経費精算システムです。

わかりやすい名前の費用分類で正しい勘定科目を自動で選択してくれたり、

金額によってアラートを出してくれたりと、

正確な申請書の作成を助けてくれるだけでなく、他にもたくさんのメリットがあります。

ぜひ従業員の「経費精算に関するお悩み」を解決する経費精算システムの導入を検討してみてください。

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