会社の規模で考える経費精算システム選び成功のポイント

経費精算システムの導入を検討する際、「会社の規模」という観点からも考えていますか？

必要な機能、導入・運用コスト、導入後の運営・管理や操作性など、いろいろな面から要件を整理する必要がありますが、今回はたくさんの経費精算システムから最適なものを選ぶために欠かせないポイントを「会社の規模」という観点から解説していきます。

経費精算システムを選ぶ時のポイント

経費精算システムを選ぶ際、以下のように複数の立場に立ってメリットや要件を検討する方が多いのではないでしょうか。

• 経営者視点：コストを抑えたい
• 経理視点：申請のチェックを最小限にしたい
• 従業員視点：わかりやすく使いやすいシステムが良い
• システム管理者視点：運用の手間を最小限にしたい

実はこういった視点には、会社規模で考えるべき視点や異なる要件が隠れています。

会社の規模が経費精算システムに影響するポイント

では、会社の規模はどんなところで経費精算システムに影響してくるか考えてみましょう。

多様なフロー要件

会社の規模が大きいほど申請・承認のフロー設定の要件が増えていく傾向があります。



例えば営業所が複数ある場合には、営業所ごとに経費精算の承認者が異なっていたり、経理担当が異なっていたりします。

また、代表の庶務担当者が部署内の複数部門の申請をとりまとめ、代理で申請していることもあります。



このように、いろいろな申請・承認のパターンに合わせたフロー設定が必要になります。

申請件数

会社の規模に比例して経費精算件数は増えていきます。


それに合わせて精算申請を処理する庶務担当者や経理担当者も増やしていくことはなかなか難しく、限られた人数による恒常的な残業での対応やオーバーワークによるミスの誘発を招く恐れがあります。


申請件数が増えても効率的に精算処理が行えるしくみ・工夫が用意されていることも大切な要件です。

システム管理に割く工数

会社の規模が小さい場合は、専従のシステム管理者を置くことが難しく管理に工数もかけられない可能性があります。


会社の規模が小さいほど、システム管理に大きな工数がかからないように可能な限り導入後の管理が楽な経費精算システムを選択することが重要なポイントです。 

会社規模別、どんな機能や条件が必要？

では、具体的にはいったいどんな機能や条件を検討すればよいのでしょうか。

大きな企業向け：多様な申請・承認パターンに対応できる

前述で紹介したように、拠点ごとに経費精算の申請・承認フローが異なる場合、拠点ごとに別々の申請・承認フローを設定するか、申請・承認フローをいくつかのパターンに統一できるのであれば、申請者の所属拠点を判別して申請・承認フローのパターンを自動選択できる機能が必要になります。



申請者が申請・承認ルートをその都度自分で自由に決められるというシステム運用で対処しようとすると、不正のリスクや教育コストがかかる、申請の差戻し件数が増えるなどの可能性があるので避けたいところです。



多様な申請・承認フローのパターンにも対応できるものが選択の条件になります。

大きな企業向け：複数人で大量の申請を分散処理できる

会社の規模が大きいと経費精算の申請数も多くなります。


大量に届いた申請を複数の経理担当者が手分けして処理することができるフロー設定機能があると、月末や締め日が近い時期の経理担当者の業務負担を分散・効率化することができます。



さらに、庶務担当者が代理で申請を行えるようなフローになっていると、申請に慣れた担当者が申請を行うことができるので申請の間違いが減り、経理担当が申請の内容を確認するという業務の負担を大幅に削減することにつながります。

中小企業向け：ユーザー数に応じて細かく分かれた料金プラン

例えば最小の契約が「ユーザー数50名～」となっていた場合、社員が20名の会社でも50名分の料金プランで契約しなければなりません。


なるべくコストを抑えたいのであれば、ユーザー数に応じた細かな料金プランが用意されている経費精算システムを選ぶ必要があります。

中小企業向け：管理に工数がかからないクラウドサービス

オフィスがそこまで大きくない中小企業では、自社にサーバーを設置するようなシステムを導入する場合、その設置場所の確保が問題になります。


また、導入後にサーバーの管理やバージョンアップ作業に手間がかかり、「こんなに苦労するはずじゃなかった…」となりがち。



そんな事態を防ぐためにクラウド型の経費精算サービスを選ぶと、サーバーを設置するスペースもサーバーを管理する工数も必要ありません。

中小企業向け：支払申請機能

中小企業では特に、取引先からの請求書を従業員が受領し、支払の申請を従業員が自ら行うことも少なくありません。

単純な経費精算の機能だけでなく、外部・取引先への支払申請の機能があると便利です。

クラウド型経費精算サービス「BIZUTTO(びずっと)経費」

クラウド型経費精算サービス 「BIZUTTO(びずっと)経費」では、規模の大きい企業様に向けて、柔軟に対応できるフロー設定機能をご用意しております。

拠点や役職に応じた設定はもちろん、代理者による申請や大量の申請を複数の担当者で処理することができる”受付箱※”ステップを設定することもできるようになっています。
※受付箱とは、部門やグループで承認をおこなうことができるBIZUTTO(びずっと)経費の便利機能です。


また、規模の小さい企業様に向けて、ユーザー数が10名単位に細かく分かれた料金プランや支払申請機能をご用意しております。

クラウドサービスであるので、サーバーの準備・管理やソフトのインストールは必要ありません。

経費精算システム選びで失敗しないために

「会社の規模」という観点、いかがだったでしょうか。

大企業であっても中小企業であっても、検討には欠かせない重要な観点です。

ぜひ選定要件として考える際には参考にしていただき、自社に適した経費精算システムを導入しましょう。


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