立替経費！経費精算システムを使うメリットや効果って？

どんな企業にも必ずある業務のひとつに「経費精算」があります。

申請から承認やチェック、その後の経理手続きまで、関わる人が多い業務であるとも言えますが、
日々発生する経費精算業務が負担になっていると感じている方も多いのではないでしょうか。


そんなお悩みを解消する「経費精算システム」を使うメリットや考慮すべき点、その効果について解説していきます。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算の処理を効率的に行うためのシステムを指します。


事業に関する活動や従業員が立て替えた経費を精算する場合、

例えば、業務のために購入した書籍は経費として精算をすることができますが、
この精算の際に使うツールのひとつが経費精算システムです。

経費精算システムでできること

一般的な経費精算システムでは、大きく分けて以下の３つの処理を行うことができます。

経費精算システムのメリットと効果

では、経費精算システムを使うことによってどんなメリットや効果が得られるのでしょうか。

従業員が申請に迷わない

経費精算には勘定科目が付き物ですが、勘定科目に馴染みがない一般社員は申請したい内容について調べたり問い合わせたりすることに時間がかかってしまいます。

また、社内の日当や交通費単価の規定を覚えているひとも、利用した電車の運賃を記憶しているひとも、ほとんどいないのではないでしょうか。



経費精算システムを使えば、勘定科目や日当、ガソリン代のような単価と距離から決められる交通費について分かりやすい選択肢を用意することや、運賃自動計算機能で出発駅・到着駅から表示された経路を選ぶだけで正確な運賃を入力することができます。


そのため、従業員は選択するだけで経費精算を進めることができます。



一度行った申請の内容はシステムに残り、似たような申請を再度行う際に簡単に過去の申請を流用することができるので、

再度調べたり、入力したりする手間を省くことにも繋がります。




申請書が作成できたらそれを上長や経理にまわすことが一般的な経費精算のフローですが、

「誰に承認をもらえばよいのか」ということも従業員にとっては迷ってしまうポイントです。



経費精算システムでは、各種申請の承認ルートを業務規程に従って設定できるので、申請先について迷うことがなくなるだけでなく、コンプライアンス強化にも繋がります。

申請の不備のチェック・差戻しの手間が省ける

「従業員が申請に迷わない」というメリットを紹介しましたが、
申請の時点で迷うことがなければ、従業員からの問い合わせも申請の不備も大幅に減ることになります。

したがって、申請を確認する承認者や経理担当者の業務負担を減らすことと、差戻して申請し直してもらうという申請者の手間を省くことができます。



また、通勤手当を支給している会社にとっては、通勤定期区間を利用した交通費の申請をすべてチェックするのはなかなか大変です。


経費精算システムに従業員の通勤定期区間を登録すれば、自動的に定期区間の運賃を控除した交通費を計算できるため、無駄な出費を抑えられます。

申請・承認状況が見える化される

申請・承認のやりとりがメールや紙で行われている場合、
最終承認が下り経理にまわされるまで申請は見えない状態で進められることになります。


一方、経費精算システムを使っている場合、申請が行われた直後から申請内容が見える化され、

月末に承認処理が止まっている申請がないか、二重に行われてしまっている申請がないか等、チェックすることができます。



また、自動で作成される仕訳情報や支払情報を出力して会計システムやファームバンキングと連携させることができるので、

経理担当者にとっては経費精算の次の処理も楽に行えるようになります。

経費精算システムを導入する上で考慮すべきこと

経費精算システムにも導入する上で考慮すべきことがあります。

導入に際し、十分な検討・準備が必要

経費精算システムは一度導入してしまえばとても便利ですが、

事前に現行の経費精算業務の流れと規定を確認し、経費精算システム導入後の業務変更点をまとめる必要があります。


更に、現行の業務を整理して、システムを利用するために必要な設定を行います。



現行の業務を確認するだけでもかなり手間がかかりますが、時間をとって取り組む必要があります。


経費精算の業務も会社の規模も百社百様であるため、
会社に合う経費精算システム選びにも十分な検討時間が必要です。

システムの維持に工数がかかる

サーバーやソフトウェアのインストールが必要な経費精算システムの場合、

自社でのサーバーバージョンアップ対応やライセンス管理などのサーバーメンテナンスにも工数がかかってしまいます。

経費精算システムを使って課題解決を

経費精算システムのメリット・導入の際に考慮すべき点について解説しました。



経理担当者だけでなく一般の従業員にもメリットがある経費精算システム。


柔軟に業務フローや規定を設定できるシステムやサーバーメンテナンスの必要がないクラウド型のシステムを使えば、導入・システム維持の工数・費用をできるだけ小さくすることができます。



「もっと効率化・改善できる業務はないか」「経理担当者の負担を減らしたい」というお悩みをお持ちであれば、ぜひ経費精算システムの導入と活用を検討してみてはいかがでしょうか。



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