仮払の流れ

作成：2023/3

BIZUTTO経費では、仮払金の申請を行う機能と承認が完了した仮払金の精算を行う機能があります。
このページでは仮払に関連する機能についてご説明します。

仮払金：申請~精算の流れ

費用が仮払金より多い場合の精算イメージ（費用＞仮払金）

下図は申請した仮払金よりも、費用が多かった（仮払金が不足した）場合の精算イメージです。
BIZUTTO経費で国内出張精算を行った後、不足分を会社から社員に受け渡します。

費用より仮払金が多い場合の精算イメージ（費用＜仮払金）

下図は申請した仮払金が余ってしまった場合の精算イメージです。
BIZUTTO経費で国内出張精算を行った後、仮払の残金を社員から会社に返金します。

仮払申請する

BIZUTTO経費での仮払申請は「仮払申請」メニューより行います。
申請情報を入力し承認が完了すると、経費精算や交通費精算を行う際に仮払金の精算が行えるようになります。

＜仮払申請画面＞

補足：仮払金の受け取り方法を申請時に選ぶ場合

フォーム設定で表示切替を行うことで、仮払申請画面に支払方法の選択欄を表示できます。
仮払金の受け取り方法を申請時に選ぶ場合にご利用ください。※初期設定では非表示になっております。

＜設定手順＞
①BIZUTTO経費 > 各種設定 > マスタメンテナンス > フォーム設定 メニュー画面を開きます。
②「仮払金の支払方法」欄の編集アイコンをクリックします。
③仮払申請の表示切替を「表示する」にすると、申請画面に仮払金の支払方法欄が表示されます。

仮払金を振込で支給する

仮払金を振込で支給する場合は、経費精算や交通費精算などと同様に「支払・FBデータ出力」メニューよりFBデータを作成できます。
仮払申請の承認が完了すると、支払一覧に申請が表示されます。

＜支払一覧画面＞

仮払金を精算する

事前に支給された仮払金から出張等の費用を支払った場合に、後日、その費用を仮払金から差引きして精算します。

BIZUTTO経費では「経費精算」「交通費精算」「国内出張精算」「海外出張精算」の入力画面から行います。

＜精算画面＞

①「事前申請を精算」ボタンから申請済みの仮払申請を選択します。
②事前申請NOの欄に選択した仮払申請の申請NOが反映されます。
③合計金額欄に仮払の残高が表示されます。
④仮払金を使った精算が終了する申請で「終了しない」を「終了する」に切り替えます。

※仮払金の残金が0円になった場合は、その仮払金の精算を自動で終了します。
　仮払金は残っているが今後使う予定がないために会社に返金する場合には「終了する」を選択します。

仮払金の精算回数

仮払金の精算回数は「複数回に分けて精算する」もしくは「1回で精算を完了する」を設定で変更できます。

＜設定画面＞
BIZUTTO経費＞各種設定＞マスタメンテナンス＞その他設定

◆仮払金を複数回に分けて精算する場合
手動で精算を終了させるための選択肢を表示します。
仮払金の残金が0円になるまで、もしくは手動で終了するまでは何回でも精算を行えます。
◆仮払金を1回で精算する場合
1回の申請で仮払金の精算が終了するため、「仮払精算の終了」欄を表示しません。

仮払金を管理する

管理者は仮払金一覧で仮払や精算、返金の状況を確認できます。

＜設定画面＞

費用が仮払金より多い場合（費用＞仮払金）

精算時に仮払金の残金が0円になった場合は、その仮払金の精算を自動で終了します。

└　精算状況：精算終了　/　返金状況：返金不要

費用より仮払金が多い場合（費用＜仮払金）

１．仮払金は残っているが今後使う予定がないため会社に返金する場合は、 申請時にユーザ/承認者側で「終了する」を選択、
　　もしくは経理担当者が仮払金一覧メニューの精算状況欄で「精算を終了」を選択します。

└　精算状況：精算終了　/　返金状況：未返金　※仮払金の残金は本システムを介さず、直接会社に返金して頂く運用になります。

２．従業員より仮払金の残金が返金された場合には、経理担当者が仮払金一覧メニューの返金状況欄を「返金を終了」に切り替えます。

└　精算状況：精算終了　/　返金状況：返金終了　

仮払金に関する仕訳

①仮払仕訳

仮払仕訳は、仮払申請から申請した仮払金を計上する仕訳です。
仮払申請のワークフローが最後の承認まで完了すると「仮払仕訳」のデータを作成できるようになります。

＜仕訳例＞

仮払申請から申請した仮払金を計上する科目（仮払仕訳の借方科目）は、BIZUTTO経費＞各種設定＞仕訳設定＞その他設定より設定します。科目種類が「仮払金科目」の勘定科目から設定ができます。

②支払仕訳

支払仕訳は、仮払金を支給した際の仕訳です。

支払一覧画面から支払指示を行うことでデータを作成できるようになります。
＜仕訳例＞

③費用仕訳（個人立替）

(1)費用が仮払金より多い場合（費用＞仮払金）

└ 差額は通常の申請と同様に精算します。

＜仕訳例＞：仮払金50,000円を支給

上の仕訳は、仮払金として50,000円を支給し、実際にかかった費用が59,000円の例です。
差額の9,000円は通常の申請と同様、会社から社員に返金する必要があります。
例えば差額の9,000円の返金を振込で対応する場合、支払一覧メニューより支払指示を行います。

支払指示を行うと、下のような振込支払仕訳が作成されます。

(2)費用より仮払金が多い場合（費用＜仮払金）

└　仮払金の残金は直接会社に返金して頂く運用になるため、返金に伴う仕訳はBIZUTTO上では作成されません。

＜仕訳例＞：仮払金80,000円を支給

一番下（背景水色）の行は、申請時に「精算終了」を選択、もしくは仮払金を1回で精算する設定の場合に出力されます。

④仮払精算完了仕訳

仮払精算完了仕訳は、精算終了となっていない仮払金を仮払金一覧画面から「精算終了」に変更し、仮払金の残額消込みを行う仕訳です。

経費精算等で「精算終了」を選択、もしくは仮払金を1回で精算する設定の場合は、仮払金一覧画面から「精算終了」にはできません。

＜仕訳例＞

仮払金の精算が終了した際に、仮払金の残金（社員が返金する金額）を計上する科目（仮払精算完了仕訳の借方科目）は、
BIZUTTO経費＞各種設定＞仕訳設定＞その他設定より設定します。科目種類が「未収金科目」の勘定科目から設定できます。

事前申請機能の仮払申請

「経費精算」「国内出張精算」「海外出張精算」では、事前申請機能を利用できます。
事前申請を行う際には、併せて仮払金の支給申請が行えます。

＜経費の事前申請画面＞

仮払金情報欄の表示/非表示設定

事前申請画面の仮払金情報欄は、BIZUTTO経費＞各種設定＞マスタメンテナンス＞その他設定より表示/非表示の設定が可能です。

仮払申請・事前申請（の仮払申請）と紐付けができる精算の種類

仮払申請は、経費精算・交通費精算・国内出張精算・海外出張精算の申請と紐づけて仮払金の精算を行うことができます。
一方、事前申請（の仮払申請）は同じ種類の精算にのみ紐づけることができます。 たとえば、経費事前申請の際に行った仮払申請は経費精算でのみ精算でき、交通費精算や国内出張精算で精算することはできません。

仮払申請・事前申請（の仮払申請）の精算回数

仮払申請・事前申請（の仮払申請）を精算と紐づけることができる回数は、”仮払金の精算回数”により制御されます。

◆「仮払金を1回で精算する」場合