はじめに
グループ会社が複数存在する企業では、各社が独自の経費精算ルールやシステムを運用しているケースが少なくありません。
これは柔軟性を保つ一方で、グループ全体での管理や分析を困難にし、非効率やリスクを生む原因にもなります。
そこで注目されるのが「経費精算の統一」。しかし、統一にはメリットだけでなく、乗り越えるべき課題もあります。
グループ会社で経費精算システムを導入すると、必ずと言っていいほど出てくるのが「承認フローの違い」。
「うちの会社は部長承認が必要」「役員出張は別ルート」など、各社・各部門の事情に合わせた承認ルールが存在します。
この“違い”をどう扱うかが、経費精算システム導入の成否を分けるポイントになります。
なぜ承認フローが違うのか？
経費精算を統一するメリット
1. 業務効率の向上
申請・承認・精算のフローが統一されることで、経理部門の処理が標準化され、作業時間の削減につながります。
2. ガバナンスの強化
グループ全体でルールを統一することで、不正やミスの防止、監査対応の強化が可能になります。
3. データの一元管理と分析
経費データをグループ全体で集約することで、部門別・会社別のコスト分析や経営判断に活用できます。
4. システム運用コストの削減
複数のシステムを維持するよりも、統一されたクラウド型システムを導入する方が、保守・運用コストを抑えられます。
統一にあたっての課題
1. 各社の業務慣習の違い
申請ルールや承認フローが会社ごとに異なるため、統一には調整と合意形成が必要です。
2. 各社の会計システムの違い
特に業種や規模が異なる企業がグループ会社内に存在する場合、会計処理の違いに対応できる異なる会計システムの導入が必要となります。
3. システム導入の負荷
新しいシステムへの移行には、教育・定着・データ移行などの負荷が伴います。現場の理解と協力が不可欠です。
4. ITインフラの整備状況
各社のIT環境が異なる場合、クラウド利用やセキュリティ対策に差が出ることもあります。
グループ会社の経費精算システム選定時に見落としがちなポイント
グループ会社における経費精算システムの選定は、単なる機能比較だけでは済まされません。複数法人の業務を統合しつつ、それぞれの事情に対応できる柔軟性が求められます。
しかし、導入プロジェクトでは「見落としがちなポイント」が存在し、後々の運用に大きな影響を与えることがあります。
本記事では、グループ会社向けの経費精算システム選定時に注意すべきポイントを詳しく解説します。
1. マルチ法人対応の深さを確認しているか？
多くのシステムが「マルチ法人対応」と謳っていますが、その対応範囲はまちまちです。例えば、法人ごとの会計基準、税制、通貨、承認フロー、勘定科目などが異なる場合、
それらを柔軟に設定できるかどうかが重要です。単に会社コードを分けられるだけでは不十分で、実務に即した設計が可能かを確認する必要があります。
2. 承認フローの柔軟性を見落としていないか？
グループ会社ごとに承認ルートが異なるのはよくあることです。金額や部門、役職によって承認者が変わる場合、システム側で柔軟にルートを設定できるかが鍵となります。
承認者の異動や退職にも対応できる運用設計が求められます。
3. 経費区分や勘定科目の管理機能は十分か？
法人ごとに異なる経費区分や勘定科目を管理する必要がある場合、システム側でそれらを会社単位で設定・制御できるかが重要です。
一律の設定しかできない場合、運用上の混乱や誤入力の原因になります。
4. 会計ソフトとの連携方法を確認しているか？
グループ会社ごとに異なる会計ソフトを利用している場合、経費精算システムがそれぞれの会計ソフトと連携できるかを確認する必要があります。
API連携、CSV出力、RPAなど、連携方法の柔軟性も選定のポイントです。
5. セキュリティと権限管理の設計は十分か？
グループ会社間で情報を共有する場合、セキュリティと権限管理の設計が非常に重要です。
誰がどの情報にアクセスできるか、申請・承認・閲覧の権限を会社単位・部門単位で制御できるかを確認しましょう。
6. 現場の運用負荷を見積もっているか？
システムの機能が豊富でも、現場での操作が複雑すぎると定着しません。申請者・承認者・経理担当者それぞれの視点で、操作性や導入後の教育負荷を見積もることが重要です。
7. サポート体制と将来の拡張性を見落としていないか？
導入後のサポート体制や、将来的な機能追加・制度変更への対応力も選定時に確認すべきポイントです。グループ会社の成長や再編に伴い、システムの拡張性が求められる場面は少なくありません。
成功のポイント
・段階的な導入：まずは一部の会社・部門から導入し、成功事例を横展開する。
・柔軟なシステム選定：マルチ法人対応、認フローのカスタマイズが可能なシステムを選ぶ。
・現場との対話：経理部門だけでなく、申請者・承認者の声を反映した設計が定着の鍵。
・経営層のコミットメント：グループ全体の方針として統一を進めることで、現場の理解と協力を得やすくなる。
まとめ
グループ会社の経費精算を統一することは、単なるシステム導入ではなく、業務改革そのものです。
効率化・ガバナンス・経営判断の質向上という大きなメリットを得るために、課題を一つずつ乗り越えながら、着実に進めていくことが重要です。
BIZUTTO経費は、複数法人を同一テナントで契約ができるライセンス体系となっています。また、テナント管理者が 法人毎の管理も行うことができます。
さらに各法人ごとに組織やワークフローの承認ルールなどを自由に設計できる柔軟なカスタイマイズ性を持ってます。
そのため、グループ企業での導入に適したクラウド型経費精算サービスとなります。
グループ会社向けの経費精算システム選定では、単なる機能比較だけでなく、実務運用や将来の変化に対応できる柔軟性が求められます。
見落としがちなポイントを事前に洗い出し、関係者と共有することで、導入後のトラブルを防ぎ、スムーズな運用につなげることができます。