最近よく聞く電子帳簿保存法とは？概要やメリット
近年改正による規制緩和が進み話題に上ることが多い法律なので、聞いたことがあるという方も多いかもしれません。
今回は「初めて聞いた」「聞いたことがあるけど、対応した運用を始めると何が良くなるの？」という方に向けて、電帳法の簡単な概要と対応した運用のメリットを解説していきます。
電帳法とは
「電子帳簿保存法」の略で、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といって、国税関係帳簿書類の電磁的記録、つまり電子データでの保存を認める法律を指します。
もともと国税関係の書類、身近な言い方をすると経費精算に使用する領収書や請求書等の書類は、原則として「７年間紙で保存すること」が義務付けられています。
想像してみてください。７年分の膨大な量の書類。
身近な領収書や請求書に加えて、経理担当者が作成する帳簿類が加わります。
また、保存するまでに申請・承認・経理による確認というステップをたった１枚の紙で行うので、その１枚の紙のために膨大な時間がかかっています。
このように紙で保存し管理することは手間やコストがかかり非効率なので、
文書保存の負担軽減のために電帳法が作成され、後から業務効率化のための内容が加えられました。
ただし、国税庁は電子データの改ざんを防ぎ適切な税を徴収するため、いくつかの要件を守ることによって電帳法に対応した運用を認めています。
そしてこのいくつかの要件の柱となるのが「真実性の確保」「可視性の確保」の２つの考え方です。
【要件の柱１】
真実性の確保
適切な手段および手順を踏んでデータを登録し、他のデータと関連性づけることにより、保存の対象となるデータが改ざんされないことを求めるもの。
データの訂正・削除の履歴を残すことや、関係する帳簿や書類を関連づけて互いを確認できることを求めています。
【要件の柱２】
可視性の確保
保存されたデータを適切な形式で出力できることを求めるもの。
データをきちんとした形式で明瞭に確認できるシステムや機器（ディスプレイ・プリンタ）と、範囲検索や複合検索ができるシステムを求めています。
電帳法の対象となる書類は？
電帳法で電子データでの保存を認められている対象の書類には以下のようなものがあります。
「電帳法」と「e-文書法」の違い
電帳法と同じく電子データでの保存を扱っている法律に「e-文書法」があります。
混同されがちなこれらの２つの法律、違いはずばり、”対象としている文書の範囲”です。
e-文書法が広い範囲の「紙での原本保存が義務付けられている文書」を対象としているのに対して、
電帳法はその中の一部、「国税関係帳簿書類」を対象としています。
したがって、例えば経費精算に用いた領収書や請求書等の電子データ保存に関して検討する時は、
e-文書法ではなく、国税関係書類を対象とした法律である電帳法に対応できているかどうかを確認する必要があります。
電帳法に対応した運用を始めるとどうなるの？
電帳法に対応すると、経費精算業務はどう変わるのでしょうか。
従業員が取引きを行い自ら経費精算を行う場合を例に、経費精算に関わる業務にポイントを絞って説明します。
まず初めに従業員が領収書を受け取ります。
★電帳法に対応するには①
このとき複合機やスマートフォンのカメラを使用して領収書をスキャンしたり写真を撮ったりしてデータとして保存しますが、そのデータには「タイムスタンプ（ある特定の時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降データが改ざんされていないことを証明する技術のこと）」が決められた期間内に付与されるような仕組みにしておく必要があります。
つまり「タイムスタンプ」が管理できるシステムが必要になるのです。
次に、保存した領収書のデータを用いて経費精算申請を行い、領収書の原本を送付します。
★電帳法に対応するには②
承認者は申請に係る領収書の原本に改ざんがないか、データと差異がないか比較・確認します。
★電帳法に対応するには③
申請に係る領収書の原本は、次の定期検査（１年以内の間隔で行います）まで保存します。
★電帳法に対応するには④
このとき、申請に対応するデータはどれなのか、相互に紐づけて確認できる仕組みにしておく必要があります。
（「相互に紐づけて確認できる」という要件は、2022年の改正で撤廃され「簡単な検索が行えること」として緩和される見込みとなっています。）
最後に必要なくなった原本を破棄します。
★電帳法に対応すると…
定期検査が終わったらすぐに、最長１年の保存が終わり紙の原本を破棄することができます。
この例でポイントとなったところが「真実性の確保」「可視性の確保」の要件のうちの１つとなります。
電帳法に対応した運用を始めるメリット
では電帳法に対応するとどんなメリットがあるのでしょうか。
大きく分けて３つの観点からご紹介します。
・申請者は領収書を台紙に貼り付けて照合番号を記載し、承認者に回覧する手間が削減される
・庶務担当者や経理部門は領収書及び台紙をファイリングし、保管するための手間・⼈件費が削減される
・領収書はデータで流れるため、領収書を本社などに郵送する費⽤が削減される
２．紙を廃棄可能⇒保存スペースの削減
・社内に保管していた大量の紙を破棄することで、保管コストが削減される
・空いた保管スペースを別の用途に活用できる
・領収書の添付・確認も含めシステムでの処理となるため、申請時・承認時に出社が不要
・紙紛失による業務の停滞や監査時に指摘されるリスクがなくなる
・データ化することで、コピーやバックアップが容易になり、データ紛失時のリカバリが簡単に
４．紙をデータ化し劣化・破損を防止⇒品質の維持
・紙が抱える経年劣化や破損のリスクがなくなり、データ化することで読みやすい品質の維持が可能に
・決済までの時間が短縮
・発送の⼿間と到着までのリードタイム削減
・経理部門での紙との突合が不要に
・該当書類の検索が簡単になり、監査時の対応もスムーズに
電帳法のこれから
電帳法は近年頻繁に改正・要件の緩和が行われており、対応した運用を始めるハードルが下がってきています。
令和３年度税制改正では、検索のための要件の緩和や、スキャナ保存※に対する承認制度の廃止などが予定されており、さらなる緩和が進んでいます。
※スキャナ保存とは：紙で受け取った領収書や請求書を、紙でなくスキャンしたPDFやスマートフォンで撮影した画像データで保存すること
働き方の多様化や検索業務の効率化のために、今年こそ経費精算のさらなる電子化を進めるため電帳法に対応した運用の検討を進めてみるのはいかがでしょうか。
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クラウド型経費精算サービス BIZUTTO経費では、電子帳簿保存法の令和２年度税制改正に準拠した機能を実現しており、キャッシュレス決済などの電子取引につきましても今後リリース予定でございます。
電帳法に対応し電子データでの保存を始めるためには、要件を満たしたシステムの利用が必要不可欠です。
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